Um dos sintomas mais claros de organizações burocratizadas é o nível de fragmentação dos seus processos. Atrás de uma organização aparentemente informatizada, o que ainda costuma ocorrer é uma estrutura carregada em que há uma grande quantidade de intervenção humana.

Entre um evento externo, que provoca ações da organização, e o evento decorrente de resposta ao primeiro, há uma grande exigência de pessoas operando sistemas, informando políticas e regras para processamento das ações, realizando controles, fornecendo informações de um sistema para outro. E, paralelamente ao pessoal operacional necessário, há a necessidade de supervisão e controle, o que contribui ainda mais para carregar a organização, tornando-a pesada e pouco ágil.

Esta é a situação típica de empresas que se informatizaram, até mesmo com níveis significativos de atualização tecnológica, mas não tiveram um processo rigoroso de planejamento. Um fato agravante é que, apesar da estrutura pesada, a situação não fica evidente porque os trabalhos administrativos e de suporte se mostram necessários, de maneira que a ineficiência desse tipo de organização se esconde atrás de um conjunto de sistemas informatizados, mas pouco eficientes.

Numa estrutura desse tipo a informática ainda não cumpriu seu papel de automação que dela se espera. Os custos continuam elevados, os lead-times (tempos de resposta) ainda são altos e a organização é morosa.

Em uma organização excessivamente fragmentada, os processos exigem constante intervenção humana porque são demais especializados. Como decorrência, também se tem uma estrutura administrativa pesada, necessitando de grande esforço de supervisão e controle. Em situações deste tipo, grande parte do trabalho humano é utilizada para “administrar” a outra parte que efetivamente produz.

Já numa organização desfragmentada, os processos são integrados, e em geral suportados por tecnologia de informação integradora, e o que se tem é uma estrutura muito mais leve e ágil, operando com ciclos de tempo muito mais curtos e com menor carga de supervisão e controle. Com um trabalho aprofundado de racionalização e implementação de tecnologia nos processos, uma organização pode passar de processos burocratizados a processos inteiros, não fragmentados e muito automatizados.

Desfragmentar processos exige que grande parte da inteligência necessária à operação dos mesmos - em geral tratada externamente, por trabalho humano - seja internalizada nesses processos. É também fundamental que os processos possam ser reorganizados, em sua seqüência e ordem, em função de cada condição operacional, de forma adaptativa, o que somente tecnologias atuais como BPMS - Business Process Management Systems viabilizam.

As novas tecnologias já permitem que se alie a integração efetiva de processos e regras de negócios com sistemas operando em tempo real (processos ocorrem na medida em que os estímulos os provocam). Esses sistemas são construídos de forma flexível e suportados por componentes comandados por novas tecnologias de “orquestração” de processos, constituindo a melhor forma para que se consiga efetivamente a automação operacional e administrativa, por meio da qual a informática efetivamente cumprirá seu papel de racionalização.

Numa organização informatizada com a base da integração voltada para o automatismo, com sistemas incorporando regras de negócios e políticas operacionais de forma flexível, o que se tem é uma estrutura muito mais ágil, leve e de baixos custos, que consegue responder rapidamente aos estímulos externos, garantindo maior competitividade.

Desta forma, a nova organização deve ter suas operações agora suportadas por mecanismos de integração capazes de provocar a desfragmentação mas, ao mesmo tempo, possibilitar composições adaptativas de processos elementares e formar processos adequados a cada condição operacional, sem a necessidade de intervenção humana. E a única forma viável de provocar a desfragmentação simultânea ao aumento de qualidade de produtos e serviços (se reduzem custos e tempos de ciclo) é uma automação crescente, que mantenha a flexibilidade operacional.

Um dos objetivos mais importantes das novas arquiteturas tecnológicas é viabilizar de forma efetiva a integração de quaisquer tipos de aplicativos e componentes, estendendo a abrangência da integração, tanto internamente quanto para além das fronteiras da organização. Isto implica integrar divisões e estender seus processos às cadeias externas, à comunidade, fornecedores, parceiros, associações etc.

Na integração tradicional de processos, quando os sistemas de informações são monolíticos, a integração se dá por meio dos próprios sistemas, ou seja, os sistemas garantem, dentro de sua abrangência, a operação relativamente integrada dos processos que atendem.

Se houver um “processo acionador de processos”, isto é, um meio de se estabelecer processos, projetos, tratamento de pendências, programas etc. como uma seqüência (não necessariamente linear) têm-se, então, um mecanismo capaz de garantir que, a partir de uma visão macro da organização, se caminhe para sua operacionalização controlada e gerenciada até o grau de detalhamento e refinamento desejável, com um único sistema de gerenciamento de todas as ações.

Com a transformação de soluções monolíticas em soluções baseadas em componentes múltiplos passa-se a ter, por um lado, a flexibilidade para integrar soluções especializadas de naturezas e construções distintas, proporcionando processos flexíveis.

Mas o que garante e amplia este novo modo de integração em ambiente componentizado? Como compor a seqüência e como sincronizar os componentes, com as suas diferentes competências empresariais?

Uma solução atual para tratar a demanda por esta “orquestração” de processos componentizados é a tecnologia para BPI – Business Process Integration, cujo objetivo é prover maior flexibilidade e agilidade aos processos, fator preponderante de competitividade. Seus recursos são particularmente inovadores para atividades que ocorrem além das fronteiras organizacionais, onde os processos estão relacionados às cadeias colaborativas com envolvimento de parceiros, fornecedores e clientes.

A ferramenta de BPI é uma evolução das ferramentas de workflow, integrando processos de negócios por meio de sistemas, e não apenas fluxo de trabalho. 

Ao se adotar uma ferramenta para BPI (componente de “suítes” de BPM – Business Process Management), não só é possível desenhar, projetar, automatizar e implementar os fluxos de processos como, principalmente - e aqui reside a sua principal diferença em relação às tecnologias antigas para workflow -, integrar os fluxos de processos com os sistemas que interagem como esses processos, como ilustra a figura a seguir.

O BPI permite:

Integrar os processos de negócios.
Organizar os fluxos dos processos.
Acessar aplicações (ou bases de dados).
Gerar disparos automáticos de pendências ou demandas por ações (e-mail, carta, fax).
Anexar documentos eletrônicos.
Etapas do workflow acionando as aplicações corporativas.
Comunicação entre aplicações feita com padrões universais (CORBA, XML), preparando a empresa para quaisquer tipos de integrações futuras, conferindo perenidade tecnológica.
Independência de linguagem de desenvolvimento de componentes.
Independência de plataforma de processamento/operação dos sistemas.
Menor custo de manutenção, mesmo em ambiente heterogêneo.

Gestão eletrônica de documentos

Por outro lado, acopladas ao BPI/workflow, poderão ser utilizadas tecnologias de gestão eletrônica de documentos, que permitem completa associação de fluxos de trabalhos a documentos gerados, armazenados, recuperados, alterados, eliminados, com registro de origem, responsabilidade, datas etc. Mantém-se, assim, uma base solidamente acoplada entre processos e documentos correspondentes, que poderão estar sempre disponíveis aos usuários por meios eletrônicos, em qualquer lugar, a qualquer instante.

Recursos de disparos automáticos de ações e pendências

Uma característica de grande importância nestes sistemas integrados dinâmicos é a incorporação de mecanismos de disparo automático de ações decorrentes de pendências em processos/fluxos operacionais (workflow), a partir da informação de estado desses processos, com todas as regras de acionamento embutidas nos próprios sistemas, visando eliminar a necessidade de intervenção humana nos processos de cobrança das ações, que serão disparadas na medida em que determinadas condições pré-estabelecidas ocorram como, por exemplo, um atraso além de uma tolerância fixada.

A tecnologia de BPI oferece esta possibilidade com muito mais facilidade que as abordagens tradicionais de construções de sistemas específicos para esta finalidade.

Evolução para a gestão automatizada

Com a abordagem proposta, poder-se alcançar uma gestão automática dos processos operacionais, em que tudo o que for relevante a um processo passa a ser tratado de forma integrada (ocorrências, históricos, documentos associados, decisões tomadas, projetos gerados, pendências registradas e controladas etc.), além de viabilizar a cobrança automática de ações a responsáveis pelas mesmas, a partir de critérios como datas limites, condições de exceção e outros.